定款認証をしようとする公証役場までが遠距離の場合

会社設立:定款

關口 勝生

關口 勝生

行政書士

東京都
關口行政書士事務所

2016-4-15

本店所在地が遠距離にある株式会社の定款認証

株式会社を設立する時には、必ず定款を作成して公証人の認証を受けなければなりません。

その際、認証を受ける公証人は、本店所在地を管轄する法務局に属する公証人でなければなりません。

法務局は、全国47都道府県に一つずつあります(本局がという意味)ので、つまり本店所在地と同じ都道府県にある公証役場で公証人の認証を受けなければならない、ということです。

最近、私の事務所では東京から遠距離の場所に本店所在地を置く株式会社の定款認証が続きました。

山形県の山形市、静岡県の沼津市、沖縄県の那覇市、といったところです。

ということは、それぞれ山形県、静岡県、沖縄県にある公証役場で定款認証をしたということです。

公証人に定款を認証してもらうには、公証役場に必ず出向かなければなりません。

そのために、東京にいる私が静岡県はまだしも山形県ましては沖縄県まで出かけていくわけにはいけません。

ではどうしたのでしょうか。

今回は、遠いところの公証役場での定款認証について解説します。

定款認証をしようとする公証役場までが遠距離の場合 - 本店所在地が遠距離にある株式会社の定款認証

4万円の収入印紙のいらない電子定款、でも…

株式会社を設立する際に作成した定款を公証役場で認証してもらうには、設立しようとする株式会社の本店所在地がある都道府県と同じ都道府県にある公証役場で認証してもらわなければならず、そしてこの認証をしてもらうには、必ず公証役場に足を運ばなければなりません。

この足を運ぶのは会社を設立しようとする発起人でもいいですし、発起人から委任された人でもいいです。

つまり私の事務所で定款作成・認証を依頼された場合は、発起人から私が委任されて公証役場に足を運ぶことになります。

私の事務所で作成・認証を依頼される定款はほぼ100パーセントが電子定款ですが、電子定款とは、電磁的記録として作成された定款のことで、つまり紙の文書として作成された定款ではなく、電子データとして作られた定款です。

この電子定款は、株式会社の定款を紙の文書として作成した場合に4万円の印紙税がかかるところが、電子定款ではそれがかかりません。

それが目的で私の事務所に依頼される方もたくさんおられます。

この電子定款、公証役場へはオンラインで送りますが、認証してもらうには公証役場に足を運ばなくてはなりません。

通常は、電子定款の作成を委任された私が、認証手続や認証済み定款の受領などを一緒に委任してもらって、公証役場に出向いています。

公証役場まで遠距離の場合、近くの人に復代理人になってもらう

私の事務所がある東京都内や東京近郊の県の公証役場なら、私自身が出向くことができるのですが、遠い県、ましてや沖縄県なんかだと、そうもいきません。

そこで、さらに私がオンラインで定款のデータを送ったうえで、新たな代理人(復代理人)に手続を委任します。

そしてその方に公証役場に行って、認証をしてもらうのです。

うちの事務所の場合は、発起人の方ご自身に復代理人になっていただく場合が多いです。

その場合は、発起人から私への委任状等の他に、私から復代理人への委任状、私の印鑑証明書をお渡しして、それを持って本店所在地のある都道府県の公証役場に行ってもらいます。

さて、これは遠隔地の公証役場の話ではないのですが、私がしょっちゅう出入する東京近郊の公証役場(都内、神奈川、埼玉、千葉あたり)だとすでに公証人さんと何度も顔を合わせて知り合いになっています。

そういう顔見知りの公証役場だと以前(3年くらい前でしょうか)までは、定款をオンラインで送ったあと、認証に出向くときに公証人さんがいなくても、事務の方が認証手続をしてくれたり、出向いたときには認証は終わっていて受け取るだけだったりしました。

ところが3年ほど前に通達がでたようで、今はかならず公証人本人が認証に来た人と顔をあわせて確認してから認証をするようになりました。

なので、認証に出向くときは必ず電話でアポをとってから行かなくてはならなくなったのです。

これは遠隔地の公証役場に復代理人になっていただいた方が出向く場合も同じで、必ず電話で公証人にアポを取ってから出向くようお願いしております。

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